Trys darbuotojų klaidos, kurios kainuoja darbdaviams šimtus eurų kasmet

Algos diena – šventė darbuotojui ir galvos skausmas buhalterijai. Tačiau ne visada problemos kyla iš skaičiavimų sudėtingumo. Kartais jas sukuria patys darbuotojai, net nesuprasdami, kokią grandinę paleidžia.

Štai situacijos, kurios pasikartoja įmonėse vėl ir vėl.

„Pamiršau pranešti, kad vedžiau”

Skamba nekaltas. Darbuotojas susituokė, bet nepranešė personalo skyriui. Arba pranešė, bet praėjus keliems mėnesiams. Per tą laiką NPD skaičiuotas neteisingai, GPM išskaičiuotas ne tas, deklaracijos pateiktos su klaidomis.

Kai klaida paaiškėja, prasideda korekcijų maratonas. Perskaičiavimai, patikslinimai VMI, Sodrai, kartais – pinigų grąžinimai arba papildomi išskaitymai. Buhalteris praleidžia valandas tvarkydamas tai, ko galima buvo išvengti vienu laiku pateiktu dokumentu.

Šeimyninė padėtis, vaikų gimimas, neįgalumo statusas, antraeilis darbas – visa tai veikia atlyginimo skaičiavimus. Darbuotojai dažnai nežino arba nesupranta svarbos. Darbdavys moka už šį nežinojimą.

„Man atrodo, turėčiau gauti daugiau”

Darbuotojas žiūri į algalapį ir mato skaičių, kuris neatitinka lūkesčių. Prasideda aiškinimasis. Kodėl tiek? Iš kur šitas išskaitymas? O kas čia per eilutė?

Kartais klausimai pagrįsti – pasitaiko ir klaidų. Tačiau dažniau tai tiesiog nesupratimas, kaip veikia sistema. Pensijos kaupimas, kurį pats pasirinko prieš metus. Antstolio išskaitymas, apie kurį žinojo imant paskolą. Profsąjungos mokestis, dėl kurio pats pasirašė.

Kiekvienas toks pokalbis – buhalterio laikas. Aiškinti, rodyti, įrodinėti. Profesionalai prie to pripratę, tačiau mažose įmonėse, kur apskaitą tvarko vienas žmogus, tai tampa reikšminga našta.

„Galiu tiesiog neatvykti?”

Nedarbingumo pažyma, atostogų prašymas, laisva diena dėl asmeninių reikalų – kiekviena situacija turi savo procedūrą. Darbuotojas, kuris tiesiog neatvyksta ir tik vėliau praneša, sukuria chaosą.

Tabelis jau užpildytas, atlyginimai skaičiuojami, o tada – staigmena. Reikia koreguoti, perskaičiuoti, kartais – pakeisti jau pateiktas ataskaitas.

Nuotoliniu būdu dirbančiose įmonėse problema dar aštresnė. Kada darbuotojas dirba, kada ne, ar ta valanda vakar buvo darbas ar pietūs – ribos išsitrina, o apskaita turi būti tiksli.

Sistema, kuri atlaikytų žmogiškąjį faktorių

Klaidas daro visi. Klausimas – kaip sistema jas sugauna ir koreguoja, kol jos dar nedidelės.

Gera atlyginimų apskaitos sistema turi įspėjimų mechanizmus. Primena apie artėjančius terminus. Signalizuoja apie neįprastus nukrypimus. Reikalauja patvirtinimų prieš galutinį skaičiavimą.

Žmogiškasis faktorius neišnyks. Darbuotojai pamirš, suklysta, nesupras. Tačiau sistema gali sumažinti šių klaidų pasekmes iki minimumo.

Komunikacijos spraga

Didelė dalis problemų kyla ne iš blogos valios, o iš informacijos trūkumo. Darbuotojai tiesiog nežino, ką ir kada turi pranešti. Kokie dokumentai reikalingi. Kokie terminai galioja.

Įmonės, kurios investuoja į darbuotojų švietimą šiais klausimais, susiduria su mažiau problemų. Trumpas priminimas naujam darbuotojui, metinis priminimas visiems prieš mokestinį sezoną – nedidelės pastangos, reikšmingas rezultatas.

Tai dalis platesnės kultūros, kur atlyginimų apskaita matoma ne kaip atskiras procesas, o kaip bendros sistemos dalis.

Išorinis žvilgsnis padeda

Kai apskaitą tvarko vidinis darbuotojas, jis neretai tampa ir psichologu, ir arbitru, ir atpirkimo ožiu. Kolegos kreipiasi tiesiogiai, spaudimas asmeniškas, konfliktai – irgi.

Profesionali darbo užmokesčio apskaita sukuria sveiką distanciją. Išorės specialistai neturi asmeninių ryšių su darbuotojais, jų sprendimai priimami remiantis dokumentais ir taisyklėmis, ne santykiais.

Tai nereiškia šaltumo – tai reiškia profesionalumą. Klausimai atsakomi kompetentingai, problemos sprendžiamos sistemiškai, emocijos paliekamos už durų.

Prevencija pigesnė už gaisrų gesinimą

Kiekviena iš aprašytų situacijų sprendžiama. Klaidos ištaisomos, perskaičiavimai atliekami, dokumentai sutvarkomi. Tačiau visa tai kainuoja – laiku, pinigais, nervais.

Protingesnis kelias – kurti sistemą, kuri problemų išvengia, o ne jas sprendžia. Aiškios procedūros, reguliari komunikacija, profesionali apskaita. Tai investicija, kuri atsiperka kiekvieną mėnesį, kai algos diena praeina be staigmenų.