Kai sąskaitos pradėjo eiti į minusą: vienos mažos įmonės pamokos apie finansų kontrolę

Prieš trejus metus buvau įsitikinęs, kad viską darau teisingai. Klientų sąrašas augo, užsakymai plaukė, darbuotojų komanda plėtėsi. Skaičiai atrodė geri – bent jau tie, kuriuos mačiau. Problema ta, kad mačiau toli gražu ne viską.

Vieną rytą banko programėlė parodė minusą. Ne simbolinį, o tokį, nuo kurio pašoko pulsas. Kaip tai įmanoma, kai praėjusį mėnesį išrašėme rekordiškai daug sąskaitų?

Iliuzija, kurią sukuria augimas

Augantis verslas sukuria savotišką euforiją. Nauji klientai, didėjančios apyvartos, plečiama komanda – visa tai atrodo kaip sėkmės požymiai. Ir dažnai taip yra. Tačiau augimas slepia spąstus, kuriuos pastebime tik kai jau juose esame.

Mano atveju problema buvo paprasta: nemačiau realaus vaizdo. Žinojau, kiek išrašome sąskaitų, bet nežinojau, kiek iš jų apmokėtos. Žinojau, kad turime klientų, bet nežinojau, kurie iš jų vėluoja mokėti mėnesiais. Žinojau apytiksles išlaidas, bet tikslaus pelno – ne.

Buhalterė siųsdavo ataskaitas kartą per mėnesį. Iki to laiko situacija jau būdavo pasikeitusi. Dirbome su informacija, kuri nuolat atsiliko nuo realybės.

Pirmieji bandymai taisyti

Pradėjau nuo skaičiuoklių. Sukūriau sudėtingą sistemą su formulėmis, nuorodomis tarp lapų, spalviniais kodais. Atrodė profesionaliai. Veikė apie dvi savaites, kol pradėjau pamiršti atnaujinti duomenis. Kai turi dešimtis kitų reikalų, rankinis skaičiuoklės pildymas nustumiamas į sąrašo galą.

Tada bandžiau deleguoti. Paprašiau administratorės sekti mokėjimus. Ji stengėsi, bet procesas buvo per daug chaotiškas – informacija gulėjo skirtingose vietose, niekas neturėjo vientiso vaizdo.

Didžiausia netikėtumų sritis

Labiausiai nustebino tai, kur slypi didžiausios spragos. Maniau, kad pagrindinė problema – klientų mokėjimai. Iš dalies taip ir buvo. Tačiau dar didesnę netvarką radau vidiniuose procesuose.

Atlyginimai. Devyni darbuotojai, skirtingos sutartys, kintamos dalys, priedai, nedarbingumai, atostogos. Kiekvieną mėnesį – atskiras galvos skausmas. Skaičiavimai užtrukdavo valandas, o klaidos kartojosi reguliariai. Vieną mėnesį permokėjome vienam darbuotojui, kitą – neprimokėjome kitam. Nei viena situacija nėra maloni.

Ieškojau, kas galėtų padėti, ir atradau, kad rinkoje egzistuoja specializuota darbo užmokesčio skaičiavimo programa, kuri automatizuoja didžiąją dalį šių procesų. Atlyginimai, mokesčiai, ataskaitų formavimas Sodrai – visa tai, kas anksčiau reikalavo pusės dienos, dabar užtrunka minutes.

Kas pasikeitė po metų

Šiandien situacija kardinaliai kitokia. Ne todėl, kad verslas ėmė generuoti daugiau pinigų, o todėl, kad pagaliau matau, kas iš tiesų vyksta.

Žinau, kiek pinigų turime šiandien. Žinau, kiek gausime per ateinančias dvi savaites ir kiek turėsime sumokėti. Žinau, kurie klientai patikimi ir kurie nuolat vėluoja. Žinau tikslią kiekvieno projekto pelno maržą.

Tai nėra magiški pokyčiai. Tai tiesiog informacija, kuri visada turėjo būti prieinama, bet nebuvo.

Ko išmokau

Pirmiausia – kad intuicija versle yra svarbi, bet nepakankama. „Jaučiu, kad einame gerai” nėra finansinė strategija. Skaičiai turi patvirtinti pojūtį arba jį paneigti.

Antra – kad laikas, skirtas administravimui, nėra prarastas laikas. Kai sistema veikia, administravimas užima mažiau laiko nei nuolatinis gaisrų gesinimas.

Trečia – kad nereikia visko daryti pačiam. Geri įrankiai egzistuoja tam, kad padėtų. Užsispyrimas viską kontroliuoti rankiniu būdu nėra dorybė, o kliūtis.

Ar visiems reikia tokių pamokų

Tikiu, kad ne. Daug verslininkų startuoja jau turėdami tvarkingą sistemą. Kiti galbūt dirba srityse, kur finansų srautai paprastesni ir lengviau sekasi juos valdyti.

Tačiau jei atpažįstate save mano istorijoje – jei jaučiate, kad kontrolė slysta iš rankų, nors skaičiai tarsi atrodo gerai – galbūt verta sustoti ir įsivertinti. Ne tam, kad pultumėte keisti viską iš karto, o tam, kad bent jau žinotumėte, su kuo susiduriate.

Tas minusas banko sąskaitoje galų gale išėjo į naudą. Privertė pažvelgti į tai, ko nenorėjau matyti. Ir tai buvo vienas svarbiausių mano verslo sprendimų.